Dịch vụ chỉnh lý hồ sơ lưu trữ – Nâng cao hiệu quả quản trị tài liệu
Kho lưu trữ của nhiều doanh nghiệp thường chứa hàng nghìn hồ sơ được hình thành qua nhiều năm nhưng chưa được sắp xếp khoa học. Điều này gây khó khăn trong việc tra cứu, quản lý và bảo quản.
Dịch vụ chỉnh lý hồ sơ lưu trữ của Công ty Cổ phần PTP giúp doanh nghiệp tổ chức lại toàn bộ kho tài liệu theo đúng quy định nghiệp vụ, tạo nền tảng cho số hóa và quản lý điện tử.
Nội dung công việc
- Khảo sát hiện trạng kho tài liệu.
- Phân loại hồ sơ theo chức năng.
- Loại bỏ tài liệu hết giá trị.
- Xác định thời hạn bảo quản.
- Lập hồ sơ.
- Đánh số.
- Lập mục lục hồ sơ.
- Đóng hộp lưu trữ.
- Dán nhãn Barcode hoặc QR Code.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý.
Lợi ích
Quản lý khoa học
Kho tài liệu được sắp xếp logic, dễ tìm kiếm và dễ bảo quản.
Tiết kiệm thời gian
Rút ngắn thời gian tra cứu từ hàng giờ xuống chỉ còn vài phút.
Tiết kiệm diện tích
Loại bỏ tài liệu trùng lặp, tối ưu không gian lưu trữ.
Chuẩn bị cho số hóa
Hồ sơ được chuẩn hóa giúp quá trình số hóa diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Quy trình triển khai
- Khảo sát.
- Lập phương án chỉnh lý.
- Phân loại.
- Lập hồ sơ.
- Đánh số.
- Lập mục lục.
- Đóng hộp.
- Kiểm tra.
- Bàn giao.
Công nghệ hỗ trợ
- Barcode.
- QR Code.
- OCR.
- Phần mềm quản lý hồ sơ.
- Cloud.
- AI hỗ trợ nhận dạng.
Lĩnh vực triển khai
- Cơ quan hành chính.
- Ngân hàng.
- Bảo hiểm.
- Y tế.
- Giáo dục.
- Doanh nghiệp sản xuất.
- Doanh nghiệp FDI.
- Viễn thông.
- Logistics.
Năng lực của PTP
PTP triển khai dịch vụ theo quy trình chuẩn, đảm bảo:
- Đúng quy định lưu trữ.
- Bảo mật tài liệu.
- Tiến độ nhanh.
- Nhân sự chuyên môn cao.
- Thiết bị hiện đại.
- Hỗ trợ tích hợp số hóa sau chỉnh lý.
Chỉnh lý hồ sơ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, tiết kiệm chi phí và tạo nền tảng cho chuyển đổi số. Với năng lực triển khai đồng bộ từ chỉnh lý, số hóa đến quản lý dữ liệu, Công ty Cổ phần PTP là đối tác đáng tin cậy cho các tổ chức có nhu cầu chuẩn hóa và hiện đại hóa công tác lưu trữ.
