Thời gian có hiệu lực của Nghị định 51/CP đã gần kề, nhiều doanh nghiệp đang tiến hành thiết kế hóa đơn tự in hoặc đặt in để kịp thời đưa vào ứng dụng từ ngày 1-1-2011. Nỗi lo của các doanh nghiệp là làm sao thiết kế mẫu hóa đơn đúng theo tiêu chí đặt ra của ngành thuế, tránh trường hợp đã in lại phải hủy vì sai một vài chi tiết, gây lãng phí.
Để người nộp thuế thuộc đối tượng tự in hóa đơn, đặt in hóa đơn thiết kế đúng quy định, Cục Thuế TP lưu ý, trên hóa đơn tự in, đặt in phải có 9 nội dung bắt buộc sau:
1. Tên loại hóa đơn
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
3. Số hóa đơn
4. Liên hóa đơn
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
6. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
7. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
8. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
9. Tên tổ chức nhận in hóa đơn
Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng… Các hóa đơn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH; HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN)…
Đối với hóa đơn xuất khẩu, thể hiện tên loại hóa đơn là HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU hoặc tên gọi khác theo thông lệ, tập quán thương mại. Ví dụ: HÓA ĐƠN XUẤT KHẨU, INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn. Ký hiệu mẫu hóa đơn có 11 ký tự, gồm: 2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn (Hóa đơn GTGT mẫu 01; hóa đơn bán hàng 02; hóa đơn xuất khẩu 06; hóa đơn bán hàng dùng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan 07; Phiếu xuất kho KVCNB 03; Phiếu xuất kho GHĐL 04). 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn (hóa đơn GTGT: GTKT; hóa đơn bán hàng: GTTT; hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan: KPTQ; hóa đơn xuất khẩu: HDXK; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: XKNB, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý: HGDL). 1 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn. 1 ký tự kế tiếp là dấu “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn. 3 ký tự còn lại là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn. Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên; ký hiệu 02GTTT3/002 được hiểu là mẫu thứ hai của loại hóa đơn bán hàng 3 liên; ký hiệu 03XKNB2/001 được hiểu là mẫu thứ nhất của loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 2 liên.
Đối với tem, vé, thẻ bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự. Cụ thể, ký hiệu 01/ đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT; ký hiệu 02/ đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
Còn ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành. Trong đó, 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn (ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y). Ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt ký hiệu với năm thông báo phát hành hóa đơn. 3 ký tự còn lại thể hiện năm thông báo phát hành hóa đơn và hình thức hóa đơn.
Năm thông báo phát hành hóa đơn được ghi hai số cuối của năm thông báo phát hành. Ký hiệu của hình thức hóa đơn, sử dụng 3 ký hiệu gồm E (hóa đơn điện tử), T (hóa đơn tự in) và P (hóa đơn đặt in).Ví dụ: AA/11E là hóa đơn điện tử, ký hiệu AA được phát hành năm 2011; AB/11T là hóa đơn tự in, ký hiệu AB được phát hành năm 2011; AA/12P là hóa đơn đặt in, ký hiệu AA được phát hành năm 2012.
Trường hợp người nộp thuế thông báo phát hành hóa đơn tự in hoặc đặt in theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC trong năm 2010 để sử dụng trong năm 2011 thì năm thông báo phát hành các loại hóa đơn này phải thể hiện là năm 2011, từ năm 2011 phải thể hiện năm thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định nêu trên.
Phải có tên, mã số thuế của doanh nghiệp in
Số hóa đơn phải ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.
Liên hóa đơn, tức mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc (liên 1 để lưu và liên 2 giao cho khách hàng). Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.
Về tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ được quy định như sau: đối với hóa đơn GTGT, dòng đơn giá là giá chưa có thuế GTGT và phải có dòng thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp người nộp thuế kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa, dịch vụ, khi lập hóa đơn phải thể hiện nhiều chủng loại hàng hóa, dịch vụ thì ngoài các chỉ tiêu trên có thể bổ sung chỉ tiêu số thứ tự (STT) theo dạng cột để tiện theo dõi.
Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa có nhiều mức thuế suất thuế GTGT khác nhau (sử dụng hóa đơn GTGT), có nhu cầu thể hiện hàng hóa, dịch vụ có thuế suất khác nhau trên cùng một tờ hóa đơn, thì chỉ tiêu “Thuế suất GTGT” và “Tiền thuế GTGT” có thể thiết kế theo dạng cột.
Ngoài ra, đối với hóa đơn đặt in, trên hóa đơn phải thể hiện tên và mã số thuế của tổ chức nhận in trên từng tờ hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn quyết định in hóa đơn để tự sử dụng.
